【CROSS 2020】ITリモートワーク五十三次 　秘書・広報編

コロナ禍において、企業各社はこの環境変化をどのように捉え、どのように対応、あるいは乗り越えたのか。

今回のCROSS2020では、その一環であるテレワークでの働き方においても、どのような方針を打ち出し対策を取っているのか、などを経営陣の一番近くで業務にあたる秘書・広報の皆様にお話しいただきました。

CROSS 2020 ホームページ

パネラー＆モデレーターのご紹介

大嵜昌子さん（以下、大嵜）：本日は秘書2名、広報1名の方にお集まりいただきました。日頃経営者の近くで働いている3名が、コロナ禍においてどのように働き方が変わったのか。経営者は普段どんなことを考えているのか、という話題についてお話いただきたいと考えています。
早速ですが皆様の紹介とともに、会社と社長の紹介をお願いします。

宇田若菜さん（以下、宇田）：株式会社i-plugで社長秘書を務めております宇田と申します。3月まではマーケティング部に所属をしていて、秘書の経験は7ヶ月足らずです。社長秘書1号ということもあり、手探りで業務を進めている状態です。

弊社では以前からリモートワークを利用することはできましたが、一部の従業員が利用する程度にとどまっていました。しかし、コロナ以降はほぼ在宅メインです。

私自身は、子どもが2人いる中でワークスペースを確保することに苦戦しています。子どもがいない時間帯は子ども部屋で仕事をして、子どもが帰ってきたら旦那さんと同じ部屋を使ったり。最後の砦はダイニングですね（笑）。

また、i-plugは創業9年目のまだまだ若い会社になります。メインの事業は『OfferBox（オファーボックス）』という新卒採用サービスで、社長の中野がグロービス経営大学院の同期2人とともに立ち上げました。就活生と企業のマッチングのためのプラットフォームであり、今では就活生の3人に1人が利用している状況です。

社長を表現するキーワードは「テニス」と「宮古島」ですね。いつもニコニコしており、和やかな人柄がにじみ出ています。

齋藤ひとみさん（以下、齋藤）：アステリア株式会社で広報IR部に所属しております齋藤です。もともとは紀ノ国屋で接客や酒販の責任者を務めていました。2017年の3月にアステリアに入社し、そこでブロックチェーン推進協会というブロックチェーン技術の普及推進をサポートしている一般社団法人の事務局および、アステリアの広報・IR室に所属することになりました。

今は昨年立ち上げたTDMテレワーク実行委員会の事務局もしており、先日は電子化の流れとともに使わなくなった会社のハンコの供養をおこないました。

弊社ではコロナ以前よりテレワークを推進しており、今では約95％の社員がテレワークを実施しています。最近は自宅のテレワーク用の設備を拡充し、サブディスプレイやマイクスピーカを置いたりしています。

アステリアは、ソフトウェアの開発をしている一部上場企業です。1998年に設立し、今では世界5カ国に拠点を置き、グローバルに展開しています。一番有名なプロダクトは、『ASTERIA Warp』というデータの連携ソフトウェアです。

目に見えるようなソフトウェアではないのですが、企業の裏側を支えているソフトウェアでして、最近では8600社以上の企業様に導入いただき、14年連続でシェアナンバーワンを確立しています。

社長の平野はもともと熊本出身でみかん農園の長男でした。地元愛が強く、令和2年の熊本豪雨災害の際にはクラウドファンディングで600万円近い金額を集めて、被災地に寄付しています。平野は、もともとコンピューターに関心があって熊本大学の工学部に入学をしたのですが、授業の内容では 少し物足りなくなってしまったようでして、大学を途中で辞めてソフトウェアの開発企業に入社しました。

その後、開発以外にもマーケティングの経験も積むことが必要だと思い、ロータスでのマーケティング経験を経て、1998年にインフォテリア（現：アステリア）を設立したという背景があります。

社長本人が様々なことに挑戦していたという背景から、会社は「失敗してもいいから、まずやってみよう」という精神が非常に強いです。そんな環境下で私もたくさんのことに挑戦しています。

浅田秋恵さん（以下浅田）：  さくらインターネット株式会社の浅田です。さくらには昨年2019年に入社しました。今年の3月以降の出社日数を数えたところ、なんと10日間だけでした。というわけで私もほぼ自宅からリモートワークをしています。就業中はクオッカという動物が描かれたマグカップを使いデーツというドライフルーツを食べ、癒やされながら仕事をしています。

弊社はレンタルサーバーを提供している会社で、1996年に社長の田中が高専に在学中である18歳のときに創立しました。「『やりたいこと』を『できる』に変える」というコーポレートスローガンを掲げております。

社長の田中は社外活動にも力を入れております。その活動は業界団体の理事や、経済産業省所管の未踏事業のプロジェクトマネージャーなど多岐にわたります。

大阪、東京の他に沖縄にも自宅があり、最近はほぼ沖縄から社長業をおこなっております。趣味は、電子工作や旅行、ダイビングなど幅広いです。実は私もダイビングが趣味のため、昨年は田中夫妻と私の両親とともに潜りに行ったこともあります。

各社のリモートワークの制度について

大嵜：ご紹介ありがとうございました。まずは皆様の会社の制度や働き方について教えてください。齋藤さんいかがでしょうか。

齋藤：もともとはエンジニアのみテレワークができる環境だったのですが、2011年の東日本大震災をきっかけに全社的にテレワークを導入しました。当初はテレワークを推進するにあたり、月に1回必ずテレワークをする日を決めるなどの取り組みを進めることで、徐々に浸透していきました。

そのような中、社長がシンガポールに駐在している時期もあったんです。なので、面接やミーティングがオンラインで実施される機会も増え、画面越しでコミュニケーションをとることに慣れていきました。

面白い取り組みだと「猛暑テレワーク」という制度を導入しています。夏の間、拠点のある東京・大阪の最高気温予想が35度以上の猛暑日は、無理な出勤を強いずに自宅等でのテレワークを推奨するという制度です。該当日は自社で開発したアプリを通じてスマートフォンに通知が来るようになっており、通知をタップするとテレワークする意思を上司に申請できる仕組みになっています。

その他にも既にテレワークの制度が整っていたため、コロナが流行してきた2月以降は何の問題もなくリモートワークに移行できましたね。会社からも支援金が支給されたので、自宅の環境を整えることもできました。

大嵜：アプリを自社開発するなんて、さすがソフトウェアの会社ですね。

実は齋藤さんに聞きたいことがあって……コロナが流行り始めた頃からハンドメイドのマスクケースの販売を始められましたよね。仕事の傍らそういった創作意欲やモチベーションを保つのってすごいですよね。

齋藤：以前から副業でハンドメイドをしていて、ミシンを持っていたんです。マスクケースを作ったきっかけは2月頃にラーメン屋さんに入ったものの、マスクを置く場所がなくて……。

その時にカバーのようなものがあったらいいんじゃないかと思い、作り始めたのがきっかけでした。minneでの販売を始めてからは瞬く間に売れて、メディアにも取り上げていただいたりして。今では3,000個以上のマスクケースを販売しました。

大嵜：素晴らしいですね〜！　齋藤さんの作ったマスクは種類豊富でとても可愛いので、皆様もminneのショップを覗いてみてくださいね。

最近は新しい働き方に取り組んでる会社がメディアに取り上げられてることが多いですよね。弊社にもオリジナルな制度がありますので、浅田さんからご紹介いただけますか。

浅田：はい、私からは弊社の「さぶりこ」という制度について説明をさせていただきます。さぶりこは社員個人が「働きがい」を追求できることを理想をして作られました。いくつかの制度がパッケージになっておりその総称を「さぶりこ」と呼びます。

よく利用している制度は、定時の30分前に退社可能な「さぶりこショート30」、その日の勤務時間を10分単位でスライドできる「さぶりこフレックス」、自身の都合のいい場所で働ける「さぶりこどこでもワーキング」です。

今は自宅から「さぶりこどこでもワーキング」を利用して在宅勤務しています。「どこでも」とあるように自宅のみならず、コワーキングスペースや、ワーケーションも可能です。コロナをきっかけに地方に居住地を移した社員もいます。

最近では会社として東京のオフィスを縮退するという大きな決断をしました。6月頃にアンケートやワークショップを開催し、社員一同で「リモートワーク前提の働き方」について考える場を設けました。その結果、新宿に3.5フロア構えていたオフィスの一部を解約し、最終的は1.5フロアに縮退することになりました。今後オフィスがどう変化していくのが楽しみです。

大嵜：ありがとうございます。i-plugさんも最近新たな働き方の制度ができたんですよね？

宇田：「あいはた」といって、社長自らがプロジェクトオーナーとして先陣を切り、今年の9月にリリースした新しい働き方の制度です。メインの制度は5時～22時の間で自由に働ける「スーパーフレックス制度」、拠点から100km以内の範囲内で弊社の定めるセキュリティが担保されていれば、好きな場所で働ける「フリーロケーション制度」、「ニューノーマル支援金制度」の3つです。

私はスーパーフレックス制度を活用して、朝に子どもが起きる前に数時間働いて、途中で朝ごはんや保育園の送迎で中抜けした後に再び業務に戻ったりしています。

もともと働き方に関しては柔軟な会社だったのですが、あらためて「あいはた」として制定することで制度が明確化され、活用しやすくなったのではないかと思います。

社長の働き方って変わったの？

大嵜：最近では電車の終電時刻が繰り上がる動きがあったり……私たちのIT業界だけでなく、どの業界でも働き方が変化しましたよね。さくらの田中社長やi-plugの中野社長は沖縄で生活することも多くなりました（笑）。社長の働き方は変わったんでしょうか？

宇田：商談やミーティング、取材対応等はオンライン化してます。逆に対面となると、移動時間を加味しなければなりません。去年までは社外の方とZoomでミーティングをする場合は、操作マニュアルをお渡しすることもあったのですが、今はそのような配慮が必要なくなるぐらいオンラインMTGが浸透しましたね。

浅田：コロナが流行り始めた頃は、社外の方との面談は「事態が落ち着いたら会いましょう」という雰囲気で、対面の予定は先延ばしになっていたため、スケジュールにも多少余裕がありました。でも今はオンラインでの面談が主流のため移動時間を気にせずに、今まで以上に予定が入ってきてしまって……。社長の余白づくりは今後の課題だなと思っています。

齋藤：弊社もこの2ヶ月位で活動的になり始めた印象です。取材も登壇もいくらでも入ってくる。どこの企業もコロナ禍での働き方に慣れてきたんでしょうね。

大嵜：最近はワーケーションの一貫として旅行先から登壇するケースもよく見られて、社長陣がアクロバティックな動きになってきていますよね（笑）。

リモートワークで感じている苦労と解決策

大嵜：リモートワークで便利になった反面、苦労していることはありますか？

齋藤：コミュニケーションを取ることは今までよりも難しいですね……。

Slackで「＃recipe」というチャンネルを作って、カップラーメンのアレンジなんかを投稿したら反響があって、思わぬコミュニケーションが発生したのは良いきっかけでした。

あとは全社員が集まる機会を増やすようにしていますが、他社の取り組みも知りたいです。

宇田：弊社も来週に全社員オンラインで集まるイベントがあるので、準備に追われています。

今まではオンライン参加とオフライン参加の人とでコミュニケーションに温度差がありました。でも今は全員がオンラインなので意思疎通がしやすくなったと感じています。

ただ今年の4月以降に入社した人はコミュニケーションをとれる場が限られているので大丈夫かな？　と心配しています。

大嵜：今の環境だと自分で情報を取りに行くのが難しい分、社内広報って必要ですよね。さくらでは社長や広報が発信する場として「ラジオ」という時間ができました。開催時間になったらみんながZoomに入って話を聞きます。広報のラジオ「さくラジ」では新入社員の紹介をしてくれるので、少し距離は縮まっているのかなと感じます。

今後こういったツールや仕組みが欲しい！　というものはありますか？

宇田：個人的にはバーチャルオフィスがほしいです（笑）。

浅田：同じくです（笑）。今までは会議の隙間時間に社長を捕まえて、2、3質問してましたが、今はそれができなくなりました。バーチャル上でお互いの存在が可視化されて接点が持てるといいなって思います。

齋藤：最近新しく始めたことだと、決まった曜日に「ひとみの部屋」という時間を設けました。その時間になったらチームメンバーがZoomに集まって、今日あった出来事や業務の相談をしています。

あとは先日バーチャルで秋田旅行を開催してみました。現地からお酒とご飯をちょっと送っていただいて、ナマハゲも登場したり（笑）。

GoToトラベルが始まったとはいえ、小さなお子さんや介護が必要な方が家庭にいる場合は旅行をすることがなかなか難しいので、いい機会になりました。こういったことをきっかけに地方と繋がりを持てることは今だからなのかなと。

大嵜：いずれも面白い取り組みですね！　コロナをきっかけに新しい取り組みやビジネスが生まれることを肌で感じます。

今はリモートワーク中心の生活ですが、コロナが収束した場合のオンラインとオフラインのハイブリットな生活様式がどうなっていくかは気になりますね。

「明日の自分を今日変える」これからなりたい姿について

大嵜：今回のCROSSは「明日の自分を今日変える」がテーマになっています。皆様は日頃経営者の近くにいるので、経営者からこういう人材になってほしいという要望を聞いているかもしれません。最後にこれからどんな働き方をしていきたいかを教えてください。

浅田：社長からは「発信できる人材」になってほしいと言われています。秘書は裏方仕事だと思っていたので、当初はどうすればいいかイメージが湧きませんでした。ただ今回のような場でお話できたことは、発信できているということになるのかな。今後も社内外問わず、自分から繋がるきっかけを作れたらいいなと思っています。

宇田：私がひとりめの社長秘書なので、社長には今まで以上にパフォーマンスを発揮いただけている状況を作りたいですね。随時社長には効率的に動けているかを聞いてますが、まだ検証ができていません（笑）。

秘書の業務ってKPIが設定しづらいので、そのあたりを明確化したいですね。そのために経営戦略室の上司にも相談にのってもらっています。今のところ社長からの具体的な要望はないのですが、このセッションが終わったら聞いてみようと思います！

齋藤：今まではリモートワークをやっていると言ったら「本当に仕事してるの？」と周囲から思われるような状況でしたよね。本来だったら5年、10年かけてリモートワークが普及していく予定だったのが、コロナ禍で一気に普及が進みました。
先日は海外に住んでいる社外取締役会とZoomを繋いで株主総会を実施しましたね。あと、韓国のブロックチェーン協会の人と共同でイベントを開催して、Zoomの通訳機能を活用したりもしました。
これまでだったら日本に出張しなければ実現しませんでしたが、今だからこそ挑戦できていることもあります。こういった局面で経営者の側で仕事をできることはありがたいことですね。この機会に社長や会社の思いをステークホルダーの皆さんに届けたり、女性が活躍できる場を作っていきたいです。

大嵜：皆様、志が高くて、ぜひ見習いたいです。私は社長から「変わらないと生きていけない」ということを常々言われています。いま目の前にある仕事だけでなく、新たなことを考えることが重要になってきますね。先が見えない世の中ですが、チャレンジ精神は忘れずに、変化や環境に適応していきたいです。

本日はありがとうございました！