リモートワークを3ヶ月実践して分かった「シンブンソウ」の重要性

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お疲れ様です! たけもこです。

新型コロナウイルスの影響でリモートワークが日常になって早3ヶ月。私は、もう以前の出社生活には戻れないとビクビクしております。

出社が再開する企業さまも多いであろうこんな時期ですが、完全リモートワークを3ヶ月やってみて分かった重要な3つのポイントをまとめていきます。

ホウレンソウとシンブンソウ

みなさまご存知「ホウレンソウ」。ビジネスパーソンとして、報告・連絡・相談は大切だよ! って意味ですね。リモートワークではさらに、「シンブンソウ」が重要だと思っています。

↑この写真のために買ってきたホウレンソウと、家にある唯一の新聞です。栄光の東スポ。

↑この写真のために買ってきたホウレンソウと、家にある唯一の新聞です。栄光の東スポ。

 

まず「シン」は「信頼関係」。

リモートワークをしていて思うのは、とにかく、

「マネージメント業務をされている方々、本当にお疲れ様です。」

友人の勤めている会社では1時間に1度、近況を報告するミーティングが開かれているそうです。「管理」をするために。正直この話を聞いたとき、私はゾッとしました。

個人的に、リモートワークをしていて感じるメリットの1つに、集中タイムを自分でコントロールしやすい、という点があります。すべての連絡がチャットorメールなので、返すタイミングも自分次第。オフィスだと、声をかける側もタイミングを気にしちゃいますよね。

リモートであれば、いつ送ってもいい。連絡を受ける側として、もちろん即レスは意識しつつも、一旦この集中タイムが終わってから返事しよう、と優先順位を自分で判断できるわけです。

例の1時間に1回のミーティングは、このリモートワークのメリットを打ち消してしまっているなと感じます。リモートでせっかく生まれた集中タイムを捻出しづらくなりますから。そもそも打ち合わせや連絡を頻繁におこなう必要がある方は、自分でコントロールできる時間も限られているかもしれませんが…。

信頼関係があれば、このような密な管理は必要ないのではないかと思うのです。

次に、ブンは「文章力」。

テキストで伝える必要があるリモートワーク。文章力の重要性が高まっているなと、ひしひし感じています。オフィスに出勤していたころは、多少チャットやメールのテキストが雑でも「あれってこうですよね」と口頭で確認ができました。

しかし、リモートになってからは意味の取違いを防ぐための確認もテキスト。確認する側は確認に対してのレスが来ない限り進められない。確認される側はミーティングが始まってしまって返せない。ということが起こりかねません。この確認のやり取りを防ぐためには、一発で簡潔に理解してもらうための文章力が必要になると思います。

最後のソウは、「想像力」です。

一緒に仕事を進める相手の姿が見えない分、環境やリソースは把握しづらい状況にあります。ここでガチガチに管理をして、密に連絡を取って…、というのも1つの手段ではありますが、気持ちの良いものではありませんよね。

「シン=信頼関係」の話にも似ていますが、必ずしも信頼関係がある状態から仕事が始まるとは限りません。リモートに始まり、リモートで終わる、リモート完結の仕事もあるはずです。そのような場合に、どのくらい相手の状況を想像できるかどうかは、よい仕事をするために必要ではないかと思うのです。

ホウレンソウと違ってシンブンソウは、具体的なアクションではありません。「○○力」と言われると、大切なのは分かるけど、じゃあ何をすればよいのか、という点が問題になってきます。というわけで次に、私がシンブンソウを大切にするにあたって、心がけていることを挙げていきます!?

↑突然ですが、例のホウレンソウを調理していきますね。

↑突然ですが、例のホウレンソウを調理していきますね。

シンブンソウの実践 ~信頼関係~

まず「シン=信頼関係」。リモートワーク前の信頼関係もベースにはなるでしょう。が、リモートワーク中だからこそ築ける信頼関係もあると思います。

たとえば私は、4月からチームを異動し新たな業務を与えられました。チームの先輩方とは、話したことこそあるものの、一緒に仕事をさせていただくのは初めてでした。新しい業務がリモートワークと同時にスタートしたわけです。

早くチームに貢献するために、まずは仕事を覚えて、安心して任せられるようにならねば…! と、(現在進行形で)思っています。安心して任せてもらえるようになるために心がけているのは、「わからないことはわからないと言う」ことです。

教えてもらったほうが間違いなく進められるから、という意味も勿論あります。しかし、理由として大きいのは「わからないことはわからないと言ってほしい」という経験をしてきたことです。

高校では弓道部の部長、大学時代は所属していたプロジェクトチームでリーダーを務めていました。リーダーの形は様々あるかと思いますが、私は口下手ですし、人を引っ張るカリスマ性もありません。「私が話していることを、みんなは本当に納得してくれているだろうか」という不安がいつもありました。

そんな中、私を救ってくれていたのはフィードバックをくれる仲間でした。「今の話、意味伝わってる?」と聞いたときに、うなずいてくれる人、少し首をかしげてくれる人。そのリアクションだけで、話す側にとってはヒントになるものです。

わかってもらえていない、もしくはわからないことをそのままにしておくことほど、信頼関係構築に悪影響を及ぼすものは無いと思います。

だからこそ、メンバーになったらちゃんと意思表示をすることを心がけています。覚えたての業務、ましてや同時にリモートが始まった中で、分からないことが存在するのは仕方がないことだと割り切り、悩んでいることを打ち明ける。

実際、悩みをリーダーに打ち明ける会話の中で、じゃあ改善するためにこういう仕組みづくりをしよう!と展開することもありました。自分の悩みをきっかけに、全員に貢献できる仕事のチャンスがもらえるのは嬉しいことでした。

簡単に言うと、小さなすれ違いを放置しない、ということですね。恋愛も同じだ。

シンブンソウの実践 ~文章力~

「ブン=文章力」。これはもう、最初に説明した通りなのですが、相手の読解力に頼らず丁寧に書くことで、スムーズに仕事が進みますな、という話です。

ただ、丁寧に書くとは、細々(こまごま)とした情報を、丁寧な言葉で書けばいいということではありません。要点をおさえて、簡潔に、相手が知りたい情報を考えた上で書く。なるべく確認ラリーを少なくするための思考の丁寧さです。

もしかすると文章力、というよりは編集力、のほうが近いのかもしれません。盛り込む情報の取捨選択の精度をいかに上げられるか。経験も必要になる部分も大きいかもですが。

編集力、といえばTwitterは最適な練習場ですね。ツイートにおいて、一番大切なのは1行目、1文目だといわれています。1文目でどれだけ相手の興味を引くことができるかの戦いです。言いたいことはたくさんあるけども、140文字以内に収めなければいけない。Twitterの制約は文章力・編集力を鍛えるにはもってこいだと思います。

スッキリ言葉をまとめるのが苦手だ、ツイートのパンチラインがなかなか決まらない。という方は1行目を意識してみることをオススメします。

↑ホウレンソウのお浸しが完成しました。卵のっければ何でもおいしくなる。

↑ホウレンソウのお浸しが完成しました。卵のっければ何でもおいしくなる。

シンブンソウの実践 ~想像力~

最後は「ソウ=想像力」です。最初に言っておくと、他者について想像をめぐらすために必要なのものは情報です。根拠のない想像は、もはや妄想ですから。というわけで、想像力を鍛えるためには情報収集力がまず必要になるというわけです。

私の場合、特に副業のタレント、ライター業では、一度もお会いせずメールや電話のみで仕事が完結することも多々あります。それこそ、このさくマガ編集を担当してくださっている川崎さんとは、まだお会いしたことがありません!

限られたコミュニケーションのチャンスの中で、お互いがお互いの情報をどれだけ引き出せるかが、仕事の質にも影響してくると思っています。

例えば私はPR案件をいただくこともあるのですが、依頼をいただく際に必ず聞いているのは「なぜ、私に声をかけてくださったのか」という点。1インフルエンサーとして面倒くさいと思われてしまうかもしれないな、とおびえつつも。お互いメリットがある状態をつくるため、私の情報をどれだけ持ってくださっているかを知っておくために、必要なステップだと信じています。

逆に、電話やテレビ会議などメールよりもフランクなコミュニケーションが取れる場では、案件とご担当者さまの関係性や、ご担当者さま自身についても聞くようにしています。実際は雰囲気的に聞けない場合も多々ありますが、聞けるタイミングがある場合は。

もしかしたら今回の案件には特別な思い入れがあるかもしれないし、異動してきてはじめての案件かもしれない。予定がパツパツで連絡ができない時間帯があるかもしれない。

もちろん事情は関係なく、やるべきことはやらねばいけないとは思います。ただ人が人と仕事をしている限り、人が生むイレギュラーも想像した上で取り組んでいたほうが、精神衛生上いいなと思うのです。

仕事の関係だから用件だけ伝わればよい、という考え方は合理的で必要だと思う一方、どうせならお互い気持ちよく、楽しく仕事がしたい。そのための想像力です。

まとめ

「シンブンソウ」。結局リモートだろうが、リモートでなかろうが大切にしなくてはならないポイントではあるのですが、この3ヶ月を通して、より大切にしたいなと思った所存です。

↑おいしい。かわいいお皿が欲しい。

↑おいしい。かわいいお皿が欲しい。

とにもかくにもリモートワーク、続け~~~。

今回も読んでくださり、ありがとうございました。 それではまた来月\(^o^)/

 

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