2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、消費税の仕入税額控除を受けるに当たって適格請求書等の保存が義務付けられます。
「電子インボイス」は、電子データで発行される適格請求書等の一種です。発行する側・受け取る側のそれぞれの立場で、電子インボイスに関する注意事項を理解しておきましょう。
本記事では電子インボイスについて、記載事項や発行・保管に関する注意点などを解説します。
電子インボイスとは
「電子インボイス」とは、電子データで発行される適格請求書または適格簡易請求書をいいます。
インボイス制度（適格請求書等保存方式）において、消費税の仕入税額控除を受けるためには、電子インボイスを含む適格請求書等のうちいずれかの保存が必要です。
インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは
「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」とは、消費税の仕入税額控除に関する新ルールで、2023年10月1日に開始されました。
消費税の課税事業者は、売上に係る消費税額から課税仕入れにかかる消費税額を控除した額を納税します。このとき、課税仕入れにかかる消費税額を控除することを「仕入税額控除」といいます。
（例）
1,100円（うち消費税100円）で仕入れた物を、2,200円（うち消費税200円）で売却した場合
納付する消費税額
＝売上税額（200円）－仕入税額（100円）
＝100円
インボイス制度の開始によって、この消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書等」の保存が必要となります。
電子インボイスは「適格請求書等」の一種
適格請求書等とは、適用税率や消費税額など所定の事項を明記した請求書等です。適格請求書等を通じて、売手に買手へ正確な適用税率と消費税額を伝えることが、インボイス制度のおもな目的とされています。
適格請求書等として認められるのは、以下の書類およびデータです。
(1)適格請求書
売手が買手に交付する、適用税率や消費税額など所定の事項を記載した請求書です。
(2)適格簡易請求書
適格請求書の記載事項のうち、一部を省略した請求書です。不特定多数の者に対して販売等をおこなう小売業・飲食店業・タクシー業などを営む事業者は、適格請求書に代えて適格簡易請求書を発行できます。
(3)仕入明細書等
買手が作成する、仕入れ内容の明細書です。適用税率や消費税額など所定の事項を記載した上で、署名や電子メールなどにより売手の確認を受ければ、適格請求書等として認められます。
上記のうち、適格請求書と適格簡易請求書については、書類の交付に代えて電磁的記録（電子データ）の提供も認められています（参考：改正消費税法57条の4第5項）。
電子データで提供される適格請求書または適格簡易請求書は、「電子インボイス」と呼ばれます。たとえば、PDFデータで適格請求書を送受信する場合、それは電子インボイスに当たります。
データベース上で整然と請求書データを管理できる点が、電子インボイスの大きなメリットです。
電子インボイスを発行するための要件
電子インボイスを発行するためには、適格請求書発行事業者として税務署長の登録を受ける必要があります（参考：改正消費税法57条の2）。
適格請求書発行事業者としての登録を受けるためには、消費税の課税事業者でなければなりません。（参考：国税庁「No.6125 国内取引の納税義務者」）
1年間の売上高が1,000万円以下の免税事業者が適格請求書発行事業者となるには、税務署へ届出をおこなって課税事業者に移行することが必要です（参考：国税庁「消費税課税事業者選択届出手続」）。
2023年9月30日までに登録申請を行うと、インボイス制度開始の初日（2023年10月1日）から適格請求書発行事業者の登録を受けられます。申請から登録通知が届くまでには一定の期間がかかりますが、その場合の対応は国税庁のウェブサイトで案内されています（参考：国税庁「申請手続」）。
電子インボイスの記載事項
電子インボイスの記載事項は、適格請求書と適格簡易請求書で一部異なる部分があります。
適格請求書（電子インボイス）の記載事項
適格請求書発行事業者は、買手から求められた場合は、原則として適格請求書を交付しなければなりません。
適格請求書の記載事項は、紙の請求書と電子インボイスのいずれも共通して以下のとおりです。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および軽減税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
適格簡易請求書（電子インボイス）の記載事項
不特定多数の者に対して販売等を行う小売業・飲食店業・タクシー業などを営む適格請求書発行事業者は、適格請求書に代えて適格簡易請求書を発行できます。
適格簡易請求書の記載事項は、紙の請求書と電子インボイスのいずれも共通して以下のとおりです。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）
- 税率ごとに区分した消費税額等または適用税率
電子インボイスの保管方法｜電子帳簿保存法を遵守
売手から交付された電子インボイスは、電子帳簿保存法に従って保存しなければなりません。具体的には、「真実性」と「可視性」を確保するための措置を講じる必要があります。
真実性の確保
「真実性」とは、データが改ざんされていないことを意味します。
電子インボイスの真実性を確保するため、売手および買手の双方において、以下のいずれかの措置を講じなければなりません。
(1)電子インボイスにあらかじめタイムスタンプを付与する
(2)電子インボイスの交付（受領）後、速やかにタイムスタンプを付与し、保存者または監督者の情報を確認できるようにする
(3)訂正および削除の履歴を確認できるシステム、または訂正および削除ができないシステムを通じて電子インボイスを交付（受領）する
(4)正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を制定し、その規程に沿って適切に電子インボイスを保存する
可視性の確保
「可視性」とは、データをスムーズに出力して確認できることを意味します。
電子インボイスの可視性を確保するため、売手および買手の双方は、原則として以下の措置をすべて講じなければなりません。
(1)データ出力用の機器（PC・ディスプレイ・プリンタなど）や、その機器の操作説明書を備え付ける
(2)検索機能を確保する
※前々事業年度の売上が5,000万円以下の事業者は、データをプリントアウトした書面を整理された状態で提示・提出できるようにしておけば、検索機能の確保は不要
(3)自作のプログラムを用いている場合などには、電子計算機処理システムの概要書や操作説明書などを備え付ける
(4)電子取引データの保存等に関する事務処理規程を備え付ける
まとめ
2023年10月以降の取引については、取引先との間で電子インボイスを授受する機会が増えることが予想されます。
インボイス制度および電子帳簿保存法のルールを踏まえて、電子インボイスの発行・保存を適切におこないましょう。
