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こんにちは。さくマガ編集部です。みなさま、明けましておめでとうございます。と言っても、もう1月5日ですが……。さくらインターネットは本日1月5日から業務開始となります。12月25日に仕事納めをし、10連休でした。長いお休みから社会復帰できるのか不安になりますが、きっとダイジョーブでしょう！
突然ですが「笑う角には福来たる」ということわざがあります。
2020年は新型コロナウイルスの影響で、なかなか笑えない日々が続きましたが、2021年はたくさん笑える社会になると良いですね。
本年も「やりたいこと」を「できる」に変えるWEBマガジン『さくマガ』をどうぞよろしくお願いいたします。
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2021年一発目は「タイムマネジメント」についての記事をお届けしたいと思います。
大手自動車メーカー ホンダ（本田技研工業）の創業者 本田宗一郎氏は時間について次のように述べています。
「寸秒の時間もおろそかにできない。寸秒の時間が偉大な価値 を左右するのだ。現代 生活はこうした時間との関連をもって組み立てられている。現代では時は金以上、すべての生命だ」
（引用：本田宗一郎,2005年『やりたいことをやれ』PHP研究所）
時は金以上……。「時間」がどれほど大事かが良くわかる言葉です。
労働人口の減少が社会問題として注視される現代社会において、限られた人数で時間を有効活用していくことは、ビジネスをしていくうえで重要な課題です。
仕事を効率的に進めるための工夫や取り組みにはさまざまなものが挙げられますが、そのひとつに「タイムマネジメント」があります。
タイムマネジメントについてその意味やポイント、導入時のコツや実際の事例を見ていきます。タイムマネジメント力を高めて、2021年の業務効率を上げていきましょう！
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントをそのまま日本語に訳すと「時間管理」となります。しかし、「時間管理」だけだとタイムマネジメントとは言えません。
タイムマネジメントは「時間の使い方をコントロールして、生産性を向上させて、成果を上げること」と本記事では定義します。時間は1日24時間と誰にでも平等です。その時間をどのように使い、生産性を上げるのか？ が大事になります。
例えば1日のスケジュールとして「営業回り」「ミーティング」「資料作成」などが設定してあるとしましょう。
しかし、このような目に見えるスケジュール以外にも、営業先までの移動や電話・メール対応などの雑務が存在します。
主なタスクとされている業務以外の雑務を意識していないと予期せぬ時間ロスを招き、結果として優先度の高い業務のスケジュールが後ろにずれ込んでしまう可能性があるのです。タイムマネジメントでは個人もしくはチーム単位でワークスタイルに合わせた細かな時間管理をおこない、タスクの優先順位を見直したうえで生産性の向上を図ります。
従業員ひとりあたりの時間ロスを見れば微々たるものでも、部署やプロジェクト単位で考えると看過できない規模の時間ロスが起きていたというケースは少なくありません。皆さんの職場でもそんな経験があるのではないでしょうか？
これはそれぞれの仕事に関連性が高く、どこかの仕事が遅れるとその後の工程を担当する人の仕事にも遅れが生じてしまうためです。タイムマネジメントによって連鎖的な時間ロスを防ぐ事ができれば、生産性向上も期待できるでしょう。
スケジュール管理との違い
また、タイムマネジメントとよく似たものに「スケジュール管理」があります。「スケジュール管理ができていれば、タイムマネジメントは必要ないのでは？」と考える人もいると思います。
しかし、スケジュール管理とはあくまで「○○時に××をする」という行動管理をおこなうものです。これに対してタイムマネジメントには行動管理に加えて「業務の優先順位をつける」「具体的な目標設定をする」「結果を振り返ってフィードバックする」といった取り組みも含まれています。タイムマネジメントとは、一連の仕事の流れを通して、時間の使い方を見直して実行するまでのプロセスを指すのです。
タイムマネジメントのコツ
タイムマネジメントを導入するにあたっては、まず「目標を具体化する」ことを意識しましょう。抽象的な目標を掲げてしまうと実際の業務どれくらい目標を達成したのかを把握できず、タイムマネジメントの効果が出ているのかどうかを判断することが困難になってしまいます。
結局、期限までにどれくらいの成果を出せば良いのか分からず、パフォーマンスは向上しません。「午前中までにできるだけ進めておく」のではなく、「午前11時までに3件の書類作成を済ませておく」といった目標を設定しましょう。
タイムマネジメントでは業務に優先順位をつけることになりますが、この際に比較的重要度の低いタスクにもしっかりと「締め切り」を設けておくことが重要です。重要性・緊急性の低い業務に長々と時間をかけてしまったがために重要なタスクの準備ができなかったり、作業が遅れてしまうというケースは少なくありません。
重要性の低い業務にはなるべく短めの締め切りを設けておけば、仕事を溜め込んでしまい、処理できない事態を未然に防ぐことができます。また、突発的に発生する緊急性の高い仕事にも対応できるようになるでしょう。
また、タイムマネジメントをおこなう際には「タイト過ぎないスケジューリング」を心がけることも大切です。業務の効率化や生産性の向上を図ろうとすると、どうしても作業時間を短く見積もったり、短時間に業務を詰め込み過ぎたりしがちになります。
しかし、これでは時間の使い方を工夫しているとは言えず、単に負担を大きくしているだけになってしまいます。業務がカッチリと詰まったスケジュールよりも、全体を見通して影響が出ない程度に時間的な余裕を持たせて上手にスケジュールを組んだほうがパフォーマンスの向上が見込めるでしょう。
場合によっては形骸化した会議や重要度の低い書類作成など、重要性が低い業務の削減を提案するのも効果的です。ぜひ一度、ご自身のタスクを確認してみてください。
目標設定は「SMART」に
目標設定をするうえで便利なフレームワークに「SMART」の法則があります。これは5つの言葉の頭文字をとったものです。
S⇒Specific（具体的）
M⇒Measurable（計測可能）
A⇒Achievable（達成可能）
R⇒Related（関連性）
T⇒Time-bounded（期限）
目標設定の際には「具体的で」「測定可能な」「達成可能な」「目標と関連性がある」「いつまでに（期限）」を意識することが大切です。
さくマガ開設の際にもSMARTを意識して計画書を作りました。その際の内容を紹介します。
さくらインターネットの認知度向上のため、オウンドメディアを立ち上げる（具体的/目標と関連性がある）。2021年度までに（期限）訪問者数を月間10万人測定可能/達成可能）にする。
2021年度までに訪問者数を月間10万人にするという目標達成ができています。これは目標設定をSMARTにおこなったからかもしれません。
タイムマネジメントの具体的な方法
タイムマネジメントをおこなうにはまず、現状でどのような業務がおこなわれているかを正確に把握する必要があります。そのためにタスクを一覧に洗い出して「業務の見える化」をしましょう。特定の曜日に特定の業務をおこなうというケースも多いので、まずは1週間分のタスクを書き出してみるのがおすすめです。
この時、単に業務を羅列するのではなく普段の業務フローに従った時間軸に沿って書いていくようにしましょう。どの業務にどの程度の時間がかかっているのかも書き出しておきます。
業務の全体像が把握できたところで、今度はそれぞれの業務を優先順位別に振り分けます。ここでは重要度を4段階に分けて分類する「アイゼンハワーマトリクス」という時間管理方法を活用しましょう。
アイゼンハワーマトリクスはアメリカの元大統領 ドワイト・デビッド・アイゼンハワーの考え方をもとに作成されました。
アイゼンハワーマトリクスでは、4つの領域に業務を振り分けます。
- 重要であり緊急
- 重要だが緊急ではない
- 重要ではないが緊急
- 重要でも緊急でもない
1は実際の業務において本質的な部分を担うもの。2は今後の自分に対する投資となる業務が主たるもの。3は上司やチームメンバーからの突破的な依頼、4は慣例的で実際には不要と思われる業務が該当します。
基本的には数字の1・2に当てはまる業務を優先して、3・4の業務は削減するなり他のメンバーに任せるなどの対応をしましょう。
次に具体的な目標を設定したうえで、上記の優先順に振り分けた業務を実際にこなしていきます。場合によっては今までの業務フローと大きく順番が入れ替わっていることもあるため、実践の初期段階で戸惑ってしまう人も少なくありません。
しかし、慣れていくうちに実践したタイムマネジメントの良し悪しがハッキリと分かってくるので、まずは1か月を目安にして自分で設定した優先順位に沿って業務をこなしてみましょう。
最後に、タイムマネジメントを実践した結果を振り返って改善点はないかを検討します。「業務の時間は短縮できたか」「業務のクオリティは維持できたか、または向上したか」など、なるべく多角的な視点から分析して自分のタイムマネジメントにフィードバックしましょう。
タイムマネジメントによって生産性が向上した事例
タイムマネジメントには用途・目的・業態などに応じて適したツールやアプリを導入することで生産性が向上したという事例がいくつもあります。
例えば、営業職では案件の進捗状況や直近の商談日からの経過日数を色で表示することで、直感的にスケジュール管理を可能としたツールが人気です。
スピード感が重要視される営業職では細かな機能が充実しているよりも、こうした直感的で分かりやすいインターフェースを備えたツールが効果的と言えるでしょう。
プロジェクトチームを率いているようなポジションに居るような場合には、メンバー同士のコミュニケーション機能や情報・データ共有機能が充実しているツールが現場で効果を発揮しています。
業務担当者や進捗状況を一覧で管理することができるうえ、仕様・システム変更の履歴などを残しておける機能を利用すれば、チーム内での混乱を未然に防げるのです。
また、実際の業務時間を計測して記録することで、先々のスケジュールにかかるであろう所要時間を算出してくれるツールも、さまざまな現場で役立てられています。実測に基づいた時間管理がタイムマネジメントのスケジューリングに大きく貢献しているのです。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントの導入によって期待できるメリットには、まず「業務の効率化」が挙げられます。重要度と緊急度という2つの観点から業務に優先順位をつけることで、本質的に重要な業務に対してリソースを注げるようになるのです。
業務フロー全体を見通して優先順位付けと時間配分をおこなうので、成果を出すために必要なことが把握しやすくなります。
業務の効率化は「残業時間の削減」にも繋がります。企業側としては残業代というコストをカットすることができるうえ、従業員側も不要な労働が減るため体力的・精神的な余裕が生まれます。働き方改革にもなるでしょう。
余裕が生まれることで仕事とプライベートの両立がしやすくなるので、従業員の幸福度が上昇するのです。
そして心身のコンディションが整った従業員は、仕事のパフォーマンスも上昇する傾向が見られます。タイムマネジメントは効果的に導入することができれば「業務効率化・コスト削減・従業員の幸福度上昇・生産性の向上」という良好なサイクルを構築することが可能なのです。
まとめ
最後に再び本田宗一郎氏の言葉を紹介します。
限られた時間内に、 自分の要求をどれだけかなえさせられるかが、人間の目標ですから、スピードが大切なんですよ。そう考えると、この世の中は金よりも時間のほうが ずっと大切だということがよくわかると思う
（引用：本田宗一郎,2005年『やりたいことをやれ』PHP研究所）
時間は有限なので、時間を効率的に使う必要があります。目前のタスクに対して真摯に取り組む姿勢は重要ですが、生産性の向上という観点では業務全体を見直して時間管理をおこなうことが大事です。
その仕事はどれくらい重要なのか、緊急なのかそうではないのかをキッチリと仕分ける事で時間をかけるべきタスクを明確にしましょう。
タイムマネジメントは特別なスキルではなく、誰もが取り組むことができます。見直しと振り返りを継続的におこない、効率的に仕事をこなしていきましょう。
- タイムマネジメントとは時間の使い方をコントロールして、生産性を向上させて、成果を上げること
- タイムマネジメントをおこなう際には目標を具体化することが大事
- 目標設定には「SMART」の法則を使うと良い
- 業務の優先度を決めるためには「アイゼンハワーマトリクス」を活用すると良い
- タイムマネジメントで業務効率化、コスト削減、従業員の幸福度向上、生産性の向上が見込める
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